现金支付政策
目的
本政策的目的是为了降低接受现金支付学费和其他相关费用的风险, 货物, 和服务. 该政策是标准私立学校政策的一部分，将在教育部定期私立学校检查过程中进行审查.
学院致力于发现和防止任何洗钱活动，并确保不参与任何涉及犯罪或恐怖分子财产的安排.
为了履行这一承诺, 学院制定了评估金融犯罪风险的程序, 对可疑活动进行内部报告，必要时向有关机构进行可疑交易报告.
关键原则
学校将确保遵循适当的现金处理和记录保存做法. 风险因素在哪里被识别, 学校将确保家长的身份, 监护人或其他向学校支付大量现金的人士已得到令人满意的核实.
程序
- 学校将接受以下支付方式作为学费押金, 学费, 入口费用, 杂项费用及捐款:
- 支票
- pre-authorized付款
- 信用卡
- 电汇
- 汇票或银行汇票
- 网上银行支付
- 学校将接受所有银行和信用合作社的付款, 形成, 或根据加拿大银行法授权，符合加拿大金融交易和报告分析中心(FINTRAC)和犯罪收益(洗钱)和恐怖主义融资法(PCMLTFA)的要求:
- 附表一银行(国内);
- Schedule II (subsidiaries of 外资银行); and
- 根据不列颠哥伦比亚省信用合作社公司法成立的信用合作社.
- 代理银行关系是由外国金融机构与加拿大金融实体之间的协议或安排创建的, 此类代理银行关系必须符合PCMLTFA的要求. 如果学校收到未经《美高梅mgm平台》授权的银行或信用合作社的付款(i.e. 外资银行), 学校的银行, 加拿大皇家银行, 会否通知学校有关款项，以确保有关款项已获批准. 学院还将执行其他程序:
- 学校将从外国银行登记付款, 通常是电汇, and confirm identity of bank account; and
- 如果银行帐户持有人不是学生的父母或监护人, 学校将确认银行账户持有人与学生家庭的关系.
- 接受现金付款
学校不接受现金支付学费或捐款.
有时，学校可能会代表学生筹款人收取现金. 学生收取的现金将由老师或管理人员核实，并及时转交财务部存入银行. 这些款项的总额通常不到2000美元.
如果任何员工被提供资金，他或她知道或怀疑是犯罪财产或可能代表恐怖主义融资, 或者他或她是否收到任何不寻常的收款或转账请求, 我们会立即报告的, 根据本政策的报告部分, 致署长, 财务(“报告主任”), 如果合适的话, 接触FINTRAC, 警察或其他相关机构.
- 现金处理
学校将建立责任并描述现金处理的最低要求. 员工在处理现金时应遵循以下程序, 包括处理学生领导的筹款活动和小额现金报销:- 现金将被存放在一个上锁的安全地点，直到资金被存入.
- 现金应按日存入. 这是不可能的，提供的金额是最小的, 基金持有时间不会超过一周.
- 收取现金, 存款准备, 和解责任将尽可能由不同的个人来履行, 确保现金的安全. 至少，存款准备和对账必须由单独的个人完成.
- 现金收入应及时审核并与分类账核对，以确保其记录正确. 还将及时对分类账进行会计调整.
现金短缺或其他差异应立即报告财务总监或董事, 金融.
- 退款程序
学费退款只会根据学校的学费和计费政策发放. 除非校长另有批准，否则将按原付款方式退款.
所有以信用卡、电汇、支票等方式付款后要求现金退款的要求.，将向报告主任报告.
- 可疑交易
员工将评估支付给学院的资金来源，并警惕可能表明洗钱或其他恐怖主义金融犯罪可能性的异常行为或活动模式. 不可能列出可能引起洗钱或其他恐怖主义金融犯罪嫌疑的事项的详尽清单. 因此，员工在看待任何商业关系或交易时使用自己的判断是很重要的. 事实, 需要评估背景和洗钱/恐怖主义融资指标，以确定是否有合理理由怀疑该交易与实施或企图实施洗钱/恐怖主义融资罪行有关.
以下是一些可能的洗钱/恐怖主义融资指标:- 交易: 父, 监护人或付款人在短时间内从事多项低于报告阈值的交易, 做一些暗示想要避免报道的询问, 或显示报告阈值的知识.
- 结构: 涉及复杂或不合理安排的付款，不清楚付款人是谁，或似乎是为了避免识别或报告门槛而进行的结构化付款.
- 第三方: 支付学费或公司参与, 信托基金, 与学生无明显关系的境外实体或其他第三方. 父, 监护人或付款人似乎与他人合作，以避免客户身份或报告阈值.
- 行为: 父, 监护人或付款人似乎异常急于完成交易, 无法解释为什么他们需要快速付款, 请求取消, 撤销或退还先前的交易，或无正当理由多付款项.
- 文档: 信息或文件由家长扣留, 监护人或其代理人的证明材料.
- 报告
学校的员工将向报告主任进行报告, 越快越好, 他们在哪里知道或怀疑, 或者有合理的理由知道或怀疑, 另一个人参与了洗钱, 或恐怖主义财产存在(“可疑交易报告”).
你的报告应该包括尽可能多的细节，包括:- 这些人的详细信息, 涉及的组织，包括你自己和其他相关的员工.
- 交易的全部细节和每个人参与交易的性质.
- 涉嫌洗钱活动的类型或使用犯罪所得的理由.
- 任何交易的日期, 它们是在哪里进行的, 它们是如何进行的, 以及可能涉及的资金或资产数量.
- 迄今进行的任何调查的资料, 包括是否与任何人讨论过这些怀疑，如果有，讨论的依据是什么.
- 交易是否有任何方面尚未解决，需要采取行动才能进行.
- 任何其他可能有助于报告主任判断是否知悉或怀疑洗钱的信息，以及有助于任何外部报告的信息.
一旦你向报告主任报告你的怀疑, 您将遵循所提供的任何指示. 除非得到报告主任的指示，否则你不得作进一步查询. 有关人士的任何进一步交易或活动, 是否与引起最初怀疑的事情有关, 应立即向报告主任报告, 除非并直到报告官确认不需要向FINTRAC报告
报告主任将考虑所有可疑交易报告，并在他/她认为知情的情况下，尽快向FINTRAC提交外部报告(FINTRAC将进行任何必要的调查), 怀疑:怀疑或有合理的理由知道或怀疑, 另一个人参与了洗钱, 或者恐怖分子的财产存在, 即使没有交易发生(“FINTRAC报告”). 所有FINTRAC报告均符合FINTRAC报告要求.
- 记录保存方法
所有可疑交易报告将以书面或电子形式记录在案. 所有在学校内就任何可疑交易报告提出的查询也应被记录. 学院将保留就可疑交易报告所采取行动的详情, 包括在没有外部FINTRAC报告的情况下，报告主任就可疑交易报告所考虑的信息的详细信息. 学校还将保留任何FINTRAC报告以及相关证据和文件的副本.
所有信息, 有关可疑交易报告的证据和报告, FINTRAC报告, 个人的身份证明和核实将由学院保存至少五年.
- 审查
本政策将根据需要进行审查和更新，至少每年一次.
版本:2021年9月